Ik werk als coördinator personeelsplanner voor een beveiligingskantoor in Rotterdam. Dit kantoor doet overdag de beveiliging in winkels en bedrijven en ’s avonds en ’s nachts de clubs en uitgaansgelegenheden. We hebben ongeveer 150 beveiligers in dienst die allen ingeroosterd moeten worden voor beveiligingsdiensten. De diensten die we overdag draaien leveren nooit een probleem op. We hebben dan genoeg personeel stand by staan voor het geval dat nodig is. Steeds vaker hebben wij geen overzicht meer bij het oplossen van problemen voor de avond- en nachtdiensten. Als er een knelpunt in de personeelsplanning optreedt, moeten we vaak constateren dat we geen logistiek overzicht hebben op ons personeelsbestand. Ook wordt het steeds lastiger bijhouden wie welke diensten hebben gedraaid en tot hoe laat. Als coördinator personeelsplanning is mij dan ook gevraagd of ik mij wilde oriënteren op de markt van de systemen in personeelsplanning. Zo kwam ik na een zoektocht op internet en wat navraag bij collega beveiligingskantoren uit bij het bedrijf ShiftBase.
Deze software biedt de volgende voordelen:
Overzicht van beschikbaarheid personeel;
Personeel kan rooster raadplegen via app;
Diensten makkelijker inroosteren;
Overzicht van ingeroosterde uren;
Verwachte personeelskosten kunnen inzichtelijk gemaakt worden.
Overzicht en helderheid in personeelsplanning
We hebben een pilot gedraaid met het systeem en ondervonden meteen een belangrijke handigheid. Onze dagdiensten zijn nagenoeg elke week gelijk. Onze avond- en nachtdiensten variëren per week. Afhankelijk van de evenementen in de clubs zijn deze diensten nagenoeg niet te voorspellen. Voor de dagdiensten is de optie van herhalende diensten in de personeelsplanning een welkome optie. Alle dagdiensten van een maand kunnen in één vastgelegd worden. Komt er tussentijds een wisseling op personeelsgebied door bijvoorbeeld ziekte of persoonlijke omstandigheden, dan blijkt dat heel gemakkelijk omgewisseld te kunnen worden. Heel praktisch. De avond- en nachtdiensten kunnen we in een zogenaamd ‘open rooster’ inplannen. Ook dat biedt helderheid. De diensten waar nog geen personeel op ingeroosterd staat kunnen in een paar klikken opgeroepen worden. Zo heb je als personeelsplanner overzicht van de openstaande diensten. Als je de openstaande diensten op een rij hebt en je opent de beschikbare medewerkers, dan is de puzzel zo opgelost. Overzichtelijk en helder tegelijk. We kunnen zelfs nog een stapje verder gaan in het proces en dat is door de kosten er bij te halen. Zo kunnen we bij deze vorm van personeelsplanning de personeelskosten aan het personeel koppelen. De bedrijven met wie we een zogenaamd voordelig beveiligingstarief hebben afgesproken, kunnen we inroosteren bij het personeel dat een relatief lager salaris krijgt. Zo kunnen we een kostenbewuste personeelsplanning opstellen. Dit is echt een uitkomst!
Personeel altijd op de hoogte met de app
Tot slot hebben we de pilot van online personeelsplanning kunnen vervolledigen door het testen van de app. We hebben twintig personeelsleden de app laten installeren op hun telefoon en we hebben hen kort uitgelegd hoe het werkt.
Zij waren in hun nopjes met dit systeem, omdat de mobiele app hen de volgende voordelen biedt:
Het rooster overzichtelijk in hun telefoon;
Beschikbaarheid doorgeven via de app;
De gewerkte uren worden bijgehouden;
Aanvraag van verlof en doorgeven van verzuim met de app;
Open diensten inzien en eventueel op intekenen.
Door die laatste optie is niet alleen meer de personeelsplanner bezig met de openstaande diensten. Het personeel kan zelf raadplegen welke diensten nog open staan en kan zich er voor opgeven als hij de tijd heeft. Al met al is de pilot van dit systeem voor personeelsplanning een groot succes geworden. De eigenaar van ons kantoor is nu dan ook overgegaan tot aanschaf van dit systeem. De personeelsplanners en de beveiligers kunnen niet wachten!